کسبوکارها باید چه کاری برای حفظ و ابقاء سیستم مدیریتی انجام دهند؟
یکی از مهمترین جنبههای مطابقت با استانداردهای ISO، حصول اطمینان اینست که سیستم مدیریتی شما به روز و مدرن است؛ به ویژه اینکه سیستم مدیریتی بخشی از ادعای گواهینامهی شما در استاندارد انتخابیتان است. این سندی نیست که یکبار نوشته شود و فقط گهگاهی خوانده شود؛ بلکه سیستم مدیریتی، یک سند یا یک مجموعه اسناد دائماً در حال تکامل است.
فعالیتهای برنامهریزیشده در کسب و کار
همانطور که در سیستم مدیریتیتان مفصل و با جزئیات ذکر شده است، شما بایستی فعالیتهای برنامهریزیشدهی ثابتی را انجام دهید. این فعالیتها ممکن است هم از لحاظ فرآیندهای مدوّن و مستندشدهی شما و هم از نظر شواهد گردآوریشده طی فعالیتهای حسابرسی داخلی منجر به تغییراتی در سیستم مدیریتی شما شوند (به "حسابرسیهای داخلی" در ادامه رجوع کنید).
حسابرسیهای داخلی
انجام حسابرسیهای داخلی منظم برای حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای کسبوکار شما با اهداف تناسب دارند و به نحو مؤثری عمل میکنند حائز اهمیت است. این بررسیها ممکن است به بخشها یا فرآیندهای مجزا بپردازند و امکان تأیید کارآمد بودن فرآیندها را برای شما فراهم کنند و تفاوتهای میان آنچه کسبوکار شما مدعی است در سیستم مدیریتی انجام میدهد و آنچه واقعاً رخ میدهد را شناسایی میکنند. این کار ممکن است به این دلیل باشد که یک فرآیند منسوخ شده است و فرآیند کنونی را منعکس نمیکند؛ یا ممکن است به این دلیل باشد که کارکنان از فرآیندهای مدّون و مستندشده به درستی تبعیت نمیکنند، به عنوان مثال عدم ثبت اطلاعات در برگههای بازرسی.
وقتی فرآیندی منسوخ تلقی میشود، بنابراین ضروری است که سیستم مدیریتی بهروزرسانی شود، زیرا اثرات متفاوت بودن یک فرآیند میتواند از طریق وظایف و فرآیندهای مرتبط مختلف در سرتاسر کسبوکار شما پخش شود.
در صورتیکه فرآیند مدوّن و مستندشده انجام نشود کاری باید صورت گیرد؛ البته نه برای تغییر سیستم مدیریتی، بلکه برای آموزش مجدد تیم در این خصوص که چطور فرآیند را به شکل مدوّن و مستندشده انجام دهند. به هر صورت، عدم انجام این کار میتواند اثرات ثانویه در کل کسبوکار داشته باشد، خط تولید را کُند سازد، یا کیفیت خدمات ارائهشده را تحت تأثیر قرار دهد. بنابراین، نظارت متعاقب برای حصول اطمینان از اثربخش بودن آموزش مجدد انجام میشود.
بازبینیهای مدیریتی
بازبینی مدیریتی عبارتست از یک جلسهی رسمی و ساختاریافته با حضور مدیریت ارشد که در فواصل زمانی منظم در طول سال برگزار میشود. آنجاکه حسابرسیهای داخلی بر جزئیات تمرکز میکند، بازبینیهای مدیریتی به تصویر بزرگتر و کلیات مینگرد. این جلسات به نحوهی عملکرد سیستم مدیریتی به عنوان یک کل میپردازد و در پی الگوهایی در نتایج حسابرسی داخلی و هرگونه عدم انطباقِ مطرحشده است (به "عدم انطباقها" در ادامه رجوع کنید).
با نگاه کردن به امور از سطحی بالاتر، میتوانیم سایر محسنات کارآیی یا پیشرفتها را شناسایی کرده و در نتیجه سیستم مدیریتی را بهروزرسانی کنیم. بنابراین، میتوانیم آموزش را در تمامی تیمهای تحت تأثیر اجرا کنیم تا اطمینان یابیم که این تغییرات اعمال میشوند و در سرتاسر کسبوکار اجرا میگردند. در طول این جلسات باید اهداف و مقاصد برای کسبوکارتان را نیز بررسی کنید و در صورت نیاز به هرگونه تغییر در هدف یا فعالیتهایی که در دستیابی به آن گنجانده خواهد شد، در صورت لزوم مستندات آنها را بهروزرسانی کنید.
حسابرسیهای خارجی
اگر چه حسابرسی خارجی توسط تیم شما انجام نمیشود، اما هنوز هم بخش مهمی از انطباق است. حسابرسی خارجی جاییست که یک شخص ثالث حداقل هر سال یکبار به سازمان شما میآید و فرآیندهای شما را بررسی میکند تا مطمئن شوید فرآیندهایتان با آنچه در سیستم مدیریتی شما نوشتهشده منطبق هستند و همچنان با استاندارد(های) مد نظر شما که توسط کسب و کارتان تأییدشده مطابقت دارند. هر گونه مسألهای که در طول حسابرسی مطرح میشود، بایستی با بهروزرسانی مستندات سیستم مدیریتی یا با آموزش مجدد افراد تحت تأثیر در جاییکه عدم رعایت فرآیندها شناسایی شده است، آن موارد را حل و فصل کرد.
فعالیتهای دورهای
شواهد حسابرسی خارجی و اطلاعات مدوّن و مستندشده
کار گردآوری شواهد برای حسابرسی خارجی تا حدودی با تلاشهای شما در فعالیتهای بازرسی داخلی و بازبینی مدیریتی پوشش داده میشود؛ اما باید از جاهای دیگر نیز شواهد فراهم کنید. هر سندی که بخشی از فرآیندهای ثبتشدهی شما را تشکیل میدهد، و تغییر نخواهد کرد/تغییر نخواهد یافت، بایستی به عنوان بخشی از شواهد شما در پرونده حفظ و نگهداری شود. این اسناد شامل مواردی همچون گواهینامههای آموزشی، سوابق تولید، نتایج آزمون و صورتجلسهها است.
عدم انطباقها
مواردی که در آنها فرآیندهای مدوّن و مستندشدهی شما با آنچه در کسبوکارتان رخ میدهد مطابقت ندارد، عدم انطباق تلقی میشوند؛ خصوصاً اگر این تفاوتها منجر به عدم انطباق با استاندارد(های) انتخابیتان شوند. به کارکنانتان آموزش دهید تا موارد عدم انطباق را تشخیص داده و گزارش دهند؛ بنابراین میتوانید سریعاً نسبت به آن اقدام کنید و سیستم مدیریتی خود را منطبق با آن تنظیم کنید. سوابق این گزارشات و هرگونه اقدام انجام شده را نگه دارید زیرا برای بررسی این سوابق در طول بازبینیهای مدیریت به آنها نیاز خواهید داشت، و نیز این سوابق در طول حسابرسیهای خارجی به عنوان شواهد و مدارک عمل میکنند.
چرا کسبوکارها باید حافظ سیستم مدیریتی خود باشند؟
در پایان، همهچیز به کارآیی و کیفیت مربوط میشود. صرفنظر از اینکه سیستم مدیریتی شما از کدام استاندارد(ها) پیروی میکند، هدف کلی آن اینست که کسبوکار شما را کارآمدتر سازد و در آن حوزهها بهترین باشد، چه در حوزههای سلامت و ایمنی با ISO 45001 باشد؛ چه امنیت اطلاعات از طریق ISO 27001. با بهبود مستمر سیستم مدیریتیتان، ایجاد تغییرات تدریجی در فرآیندهایتان و حصول اطمینان از ثبت آن تغییرات، کسبوکار خود را برای موفقیت آماده خواهید کرد؛ و تا حدودی به همین دلیل است که در ابتدا یک سیستم مدیریتی را پیادهسازی میکنید!
حتی اگر از راهنمای استاندارد ISO برای بهبود مستمر پیروی میکنید، در صورتیکه تغییرات خود را ثبت نمیکنید و به پیشرفتهای خود در حافظهی کارمندانتان اعتماد دارید، خب خوب است و اشکالی ندارد؛ اما چه اتفاقی میافتد؟ یک نفر فراموش میکند، یکی از اعضای تیم شرکت شما را ترک میکند، یا افراد جدیدی به آن میپیوندند، و آیا آنها با رویههای سابق آموزش دیدهاند؟ بدون داشتن سوابق مدوّن و مستندشده از تغییرات شرکتتان، ریسک از دست دادن پیشرفت به سوی یک کسبوکار کارآمدتر را ایجاد خواهید کرد و با یک سیر ناهماهنگ حتی بر مشتریان خود نیز تأثیر منفی خواهید گذاشت.
{ شركت بيكران راهكار سعادت نماينده انحصاري شركت BRSM در ثبت و صدور استاندارد هاي ايزو،
{ , ISO 9001, ISO 45001, ISO 10015 , ISO 10002, ISO 10004, ISO 13485}
#کسب_و_کار #کیفیت #ایزو #استاندارد #سیستم_مدیریت #مدیریت #شرکت #آموزش #انطباق #حسابرسی #گواهینامه